Pengertian surat niaga dan contohnya

SURAT NIAGA

            Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh badan atau perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

            Surat niaga dibagi menjadi 4 jenis:

1.Surat Penawaran

2. Surat Permintaan Penawaran

3. Surat Pesanan

4. Surat Pengaduan

            Unsur-unsur yang harus ada dalam membuat surat niaga adalah:

1. Kepala surat
2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Isi surat (pembuka, inti, penutup)
9. Salam penutup
10. Tanda tangan dan nama terang pembuat surat

JENIS-JENIS SURAT NIAGA

1.      SURAT PENAWARAN

            Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. 

            Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

            Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :

• nama/jenis barang yang ditawarkan
• kualitas, merk barang
• jumlah barang yang ditawarkan
• harga satuan
• potongan harga yang diberikan
• syarat pembayaran
• cara pengiriman 

2.      SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

            Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

            Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.

            Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

1. Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
2. Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.

3.      Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

3.      SURAT PESANAN

            Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

            Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

• Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
• Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.
• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pembayaran.
• Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pengepakan.

4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

            Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian.

            Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini : 

• Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
• Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
• Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
• Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.
• Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

Contoh surat penawaran

PT SALVAGIA

JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192. Tlp. (0266)235089

Sukabumi, 05 September 2009

Nomor surat    : 085/IX/09                               

Lampiran         : 1 (satu) berkas

Perihal             : Penawaran

Yth.

Pimpinan CV KURNIA ALAM
Jalan Gampang Ingat No.29
Bandung, Jawa Barat

Dengan hormat,

Kami PT. Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat industri ramah ligkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk terlampir).

Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan berbagai pihak di berbagai bidang. Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan kedua belah pihak.

Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas perhatiannya, kamiucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Mohamad Teguh

Dirut PT. Salvagi

Contoh surat penawaran

CV CYBER KOMPUTINDO

Kompleks Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Manado, 4 Desember 2010

Nomor     : 089/AK/VIII/2010

Lampiran : 1 (satu) berkas

Hal           : Penawaran harga

Yth.

Kepala Bagian Pembelian PT Guna Ilmu

Jl. Raya Pendidikan Blok D Makassar

Sulawesi Selatan

Dengan hormat,

Memenuhi surat permintaan penawaran perusahaan Anda nomor 543-2/BD-D/VII/10 pada tanggal 27 November 2010, kami dari CV Cyber Komputindo mengajukan penawaran penyediaan alat komputer dan perangkat penunjang dengan perincian sebagai berikut:

1. 10 unit komputer @ Rp6.000.000,00                                Rp60.000.000,00

2. 2 unit printer HP 2430 @ Rp10.000.000,00                     Rp20.000.000,00

3. 1 unit scanner Umax                                                          Rp800.000,00

Jumlah total Rp  80.800.000,00

(delapan puluh juta delapan ratus ribu)

Demikianlah penawaran harga dari kami.

Catatan:

1.      Spesifikasi computer terlampir (RAM, motherboard, processor, dll.).

2.      Harga penawaran belum termasuk biaya pemasangan instalasi.

3.      Harga tersebut sudah termasuk install software (Microsoft Office&Windows Vista) orisinal.

4.       

Hormat kami,

Dudit Hardianto

Kepala Bagian Penjualan

Contoh surat permintaan penawaran

PT MAJU TERUS

Kompleks Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Yogyakarta, 19 April 2011
Nomor: …
Perihal: Permintaan penawaran dan daftar harga
Kepada
Yth. PT Selalu Jaya
Jl Kaliurang Km 6
Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.
Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.
Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT Maju Terus

Endi Perkasa
Manajer General Affair

Contoh surat pesanan

TOKO SURYA ELEKTORNIK
Jalan Raya Ramai 99
Klungkung Bandung 342456

Bandung, 8 April 2008

No.      : 12/SE/IV/08 8 April 2008
Lamp.  : 1 (satu) lembar
Hal      : Pesanan Bola Lampu

Yth. Direktur PT Cahaya Gemilang
Jalan Terang Bulan No 13
Jakarta 12345

Dengan hormat,
Sesuai dengan daftar harga yang saudara kirimkan kepada kami, dengan ini kami mohon segera dikirimi Bola Lampu merk Cahaya Gemilang, dengan rincian:

1000 buah 20 watt @ Rp. 1.000,00 = Rp. 1.000.000,00
1000 buah 25 watt @ Rp. 1.500,00 = Rp. 1.500.000,00
1000 buah 50 watt @ Rp. 2.000,00 = Rp. 2.000.000,00
1000 buah 60 watt @ Rp. 3.000,00 = Rp. 3.000.000,00
1000 buah 75 watt @ Rp. 4.000,00 = Rp. 4.000.000,00
Jumlah                                              = Rp.11.500.000,00
Diskon 10%                                     = Rp. 1.150.000,00
Harus dibayar                                   = Rp. 10.350.000,00

Uang sebesar Rp.10.350.000,00 telah kami kirimkan melalui BNI 46. Foto kopi bukti pengiriman dari BNI kami lampirkan.
Demikian pesanan kami. Mohon segera dikirim. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Toby Aliansyah

Pemilik toko

Contoh surat pengaduan

TOKO BUMI ASIH

Jalan MT. Haryono 53

Surabaya

Surabaya, 14 Agustus 2003

Nomor : 71/ BA/ VII – 03

Hal      : Pengaduan Kualitas Barang

Yth.

Pimpinan UD TANI MAKMUR

Jln. H. Samanhudi 36

Sidoarjo

Dengan hormat,

Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami.Oleh karena itu kami ucapkan terimakasih.

Perlu kami sampaikan bahwas etelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya.

Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terimakasih.

                                                            Hormat kami,

Boy Wijaya

                                                            PemilikToko